上海交通大学医学院

2023年毕业生人事档案转寄信息登记操作指南

人事档案在未来工作和生活中具有重要作用，毕业生应主动关心个人档案去向，以免影响个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、转正定级、职称申报、住房补贴、考公务员等事关个人切身利益。

毕业生（包括定向培养学生）需先行与档案接收单位（机构）联系确认收档条件及档案接收信息，然后在医学院学工在线上（https://xgb.shsmu.edu.cn，快速通道中点击电子离校单）登记档案寄送相关信息；学生处审核毕业生提交的档案转寄信息，确认档案资料齐全后，分批通过EMS档案专递服务方式转寄毕业生档案；毕业生可以通过医学院学工在线查询档案去向信息。

档案寄送地址以毕业生登记在医学院学工在线上的信息为准，如信息填写错误或接档单位（机构）不配合可能导致档案转递延误甚至遗失等情况，请务必重视信息的正确性。毕业生按照就业去向，结合实际情况，参照以下分类原则登记并确认档案转寄信息：

1、参加上海市住院医师规范化培训（以下简称：“住规培”）的毕业生，包括升学临床医学（口腔医学）专业学位硕士的本科毕业生，档案统一寄送至上海市卫生人才交流服务中心，无需提供《调档函》。

2、国内升学（同时参加“住规培”的除外）：继续攻读国内高校全日制研究生的毕业生，需要上传《调档函》，其纸质版原件送交医学院学生处学生事务科。其中，升学交大医学院毕业生无需提交《调档函》。

3、直接就业（参加“住规培”的除外），包括签订就业协议书、劳动合同等形式就业的毕业生：档案迁往用人单位或用人单位委托的第三方档案保管机构。需要上传《调档函》，其纸质版原件送交医学院学生处学生事务科。

其中，外地生源落户上海的毕业生，如用人单位不接收人事档案，亦未委托第三方档案保管机构：则应先办好落户手续，把户口簿首页及本人页复印件交至医学院学生工作处学生事务科，再提交档案寄送信息，此前档案寄送信息可以登记为“档案去向待定”。

4、定向（委培）毕业生：档案寄往原单位或原单位委托的第三方档案保管机构。其中，临床医学和口腔医学的专业学位硕士毕业生（即：四证合一硕士毕业生）的硕士入学前人事档案保存在上海市卫生人才交流服务中心，硕士在校期间产生的档案材料需要与原档案合并（通常8月上旬前完成），合并完成前请勿提前向上海市卫生人才交流服务中心申请调档，以防在校期间产生的档案材料无法归入人事档案。

5、毕业后选择出国（境）、回生源地、灵活就业以及用人单位不接收档案等情况，档案转寄至生源地或户籍所在地公共就业人才服务机构（例如：人社局、人才交流中心等）。

注意：属于此类情况的上海市生源毕业生人事档案应转寄至户口所在区的就业促进中心或人才交流服务中心。

6、档案去向待定：仅限以下两种情况可以填写“档案去向待定”：①尚未落实毕业去向；②办理落户上海手续期间。