为促进我院与各国、地区及国际组织间的学术交流与合作，提高我院的学术地位和国际知名度，特制定国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会申报程序，供各院系参照实行：

一、 举办国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会应具备的条件及应注意的事宜
　1. 具有一定的工作基础，对内对外有一定影响。
　2. 会议内容符合我国改革开放和发展的需要。
　3. 应能组织一定数量和质量的学术论文。
　4. 会议经费有保证。
　5. 政治上把好关，如背景可疑或于我不利，应予拒绝。
　6. 注意一中一台问题，会议通知、会议录、论文集等会议文件中对台湾方面都不得出现“中华民国”、“全国”、“中央”、“行政院”、“政府”等字眼。

二、 申报批权限
　　凡上海交通大学下属各单位主办的小型（指非内地代表在150人以内）国际会议和沪港（澳）研讨会由上海交通大学自行审批，但是如果会议为政府间的重要国际会议、主要国际组织的重要会议、涉及重大敏感问题的国际会议、重要的经贸性和专业性国际会议、邀请外国政府现职部长以上官员和在国际国内有重要影响人士参加的高级别国际会议，不论规模大小均需由上海交通大学国际合作与交流处报教育部和主管部门审批；海峡两岸研讨会不论规模大小均需由上海交通大学港澳台办公室报上海市台办审批。

三、申办程序
　1. 时间
　　各主承办至少应于会议召开前六个月向医学院国际交流处/港澳台办公室提交申请报告。凡会议代表人数超过150人以上，须提前一年申报。
　2. 申请报告应包含以下几方面内容：
　　(1) 会议名称、举办日期、初步日程、会议地点。
　　(2) 会议背景（有无国际组织、国际组织简介，历次会议简介）、会议议题、价值和意义。
　　(3) 会议主办、协办和承办方。
　　(4) 外方协办或联合主办机构情况简介。
　　(5) 会议规模、中外代表人数、重要代表名单（单位、职务）、组委会/筹委会组成、大会主席。
　　(6) 是否有外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、国际知名和有特殊背景人士、港澳官方人员、台湾人士。
　　(7) 经费预算及来源。
　　(8) 如系我院及附属单位承办，需主办单位出具委托书（译成中文）。
　3. 医学院国际交流处/港澳台办公室审核申请报告，报主管院长审批。
　4. 主管院长批示同意后，医学院国际交流处/港澳台办公室将相关材料报上海交通大学国际合作与交流处。
　5. 由上海交通大学国际交流与合作处报有关上级主管部门审批，取得立项批文。
　6. 会议若请台湾代表参加，须将被邀请对象背景材料逐级上报，首先报医学院港澳台办公室，经上级批准后方可发正式邀请。报告一式四份。
　7. 会议（开幕式、闭幕式、宴请、拜会）若请市级领导须注意如下几点：
　　a.会议主要外宾在国际上有较高的学术地位和社会地位；
　　b.中央有关领导在京会见过外宾，或有部委领导前来上海参加该学术会议；
　　c.按“拟请市领导出席外事活动申请表”要求，准备有关材料和申请报告，一式四份；
　　d.活动结束5天内按要求向我处上报活动情况。由我处上报交大国际合作与交流处。

四、来华签证手续
　　主办单位视需要，到医学院国际交流处为境外代表办理来华签证手续，至少需要提供境外代表如下个人信息：
　1. 姓名（应与护照一致）；
　2. 性别；
　3. 出生日期；
　4. 国籍；
　5. 工作单位；
　6. 职务或职称；
　7. 护照号码；
　8. 所在地我驻外使领馆
　9. 所在地我驻外使领馆
　10. 申请人在国外详细住址

五、会后总结
　　会议结束后，请主办单位两周内将以下材料送医学院国际交流处/港澳台办公室：
　1. 会议总结；
　2. 会议论文集；
　3. 会议议程；
　4. 与会者名单。