各部（处）、学院（系）、下属部门:

档案、史料、实物是记载医学院历史、弘扬办学传统、传承校园文化的重要载体。2025年医学院即将由黄浦校区搬迁至浦东校区，请各部门在搬迁整理过程中，做好借阅档案的归还，同时高度重视历史遗留文书、史料和实物的保护性收集，确保有价值的文书、史料和实物在搬迁过程中的不遗留、不损坏、不遗失。

一、借阅档案归还

学校已入库的馆藏档案搬迁由档案馆负责。为了确保档案实体安全和信息安全，保证后续档案馆搬迁工作的顺利进行，请各部门在搬迁整理过程中认真核查本部门借阅的档案，及时联系档案馆并办理归还手续。

如因工作需要，确实需要借阅实体档案的，请在档案馆完成馆藏搬迁后，再联系档案馆办理实体档案借出利用登记。

二、文书档案收集

各部门要高度重视本部门遗留文书档案的收集、整理及归档工作。安排专人对散漏文件进行梳理和清点，根据本部门的归档范围和保管期限表，确认散漏文件是否重复归档及是否具有保存价值。经审核，确需向档案馆归档的文件材料，部门要确保文件材料的齐全、完整、准确，并形成归档移交清单。部门应按照《上海交通大学医学院档案年度归档工作指南（2024年修订）》的要求进行规范整理、组卷，及时向档案馆移交归档。归档的纸质文件应为原件，同时提交与纸质文件配套的电子文件；归档的照片、音像等材料应附相关说明（包括拍摄时间、主要内容、主要人物等关键信息）。

三、实物史料征集

为做好校区搬迁中重要实物史料的保护，留存交医历史记忆，档案馆向全校各部处及全体师生开展实物史料的征集。征集范围包括并不限于全面反映医学院各个历史阶段形成并保存的能见证学校发展，具有重大意义、代表性和保存价值的实物史料等。例如：历届学生的学习笔记、毕业照片、毕业文凭等，各个时期本校自编教材、讲义、教具、仪器设备，学校早期制发的具有历史价值和纪念意义的印章、校徽、校标、奖状（奖杯、奖牌），反映学校不同时期风貌的老照片、带有学校印记的史料实物等。实物史料无法判断价值的，可联系档案馆协同鉴定，有历史价值的移交档案馆保存，凡有意捐赠实物史料的个人将获得一份捐赠证书。

四、联系方式

借阅档案归还： 63846590-776409

文书档案收集： 63846590-776413

实物史料征集： 63846590-776390

截止时间：2025年9月30日之前

周一到周五上午8:30-11:00，下午1:30-16:30

地 址：上海市重庆南路280号西1舍三楼档案馆

各部门在搬迁过程中遇到档案管理相关问题，请及时与档案馆联系。档案馆将竭诚为大家服务！

上海交通大学医学院档案馆

2025年5月31日