第一章 总则
第一条：为了加强对医学院档案工作的领导，有效地保护和利用档案，提高档案工作的科学管理水平，充分发挥为医学院和社会发展服务的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》等有关文件精神，结合医学院工作实际，特制订本办法。
第二条：医学院各类档案是指过去和现在，医学院和个人从事教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对医学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它反映医学院建立、建设与发展的历史过程，是医学院全体师生医护员工劳动成果和智慧的结晶。对于评估教学、医疗工作质量，评价科研成果、考核干部、教师、专业人员，衡量管理水平及修史编志，具有重要的依据和参考作用。档案是党和国家的宝贵财富，应由医学院档案馆集中统一管理。
第三条：医学院档案工作是医学院工作的重要组成部分和办好医学院的重要基础工作，是提高医学院科学管理水平和工作效率的重要指标，是维护医学院历史真实面貌的一项重要工作。
第四条：医学院要加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入医学院整体发展规划之中。各部、处、院、系、所、卫技院（卫校）应重视档案工作，把档案工作列入各项工作计划和管理之中，明确有一位领导分管档案工作，努力为档案部门提供良好的人员、经费、库房、设备等条件，并切实帮助解决一些实际问题。同时，将立卷归档工作纳入各职能部门兼职档案员的岗位职责，确保档案工作依法开展，以维护医学院档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二章 体制、任务
第五条：医学院档案馆属公共服务机构，既是医学院档案工作管理的职能部门，又是统一管理和保存全院各类档案，并向医学院和社会提供利用本院档案史料的基地。
第六条：按照集中统一管理的原则，医学院实行档案统一管理和分级负责的管理模式。档案馆在医学院院长领导下，由分管副院长主管，实行馆长负责制。档案馆设正、副馆长各一人，馆内设三个室：档案业务指导室、档案管理室和档案编研征集室。
医学院各附属单位档案室的工作，由各附属单位领导；同时，接受医学院档案馆的业务指导和监督。
第七条：档案馆的基本任务
1、贯彻执行党和国家有关档案工作的法令、方针政策、规章制度、办法和档案保密制度。广泛宣传《档案法》、《上海市档案条例》，以增强医学院师生员工的档案意识。
2、制定医学院档案工作规划、年度工作计划；建立、健全医学院档案工作各项规章制度和业务建设的规范、要求；负责对医学院各附属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查。
3、负责做好医学院本部各职能部门文件材料的接收（征集）、指导、鉴定、统计、编制检索工具、保管、利用等各项基础工作，力求完整、准确、系统。同时，负责接收各附属单位立档保管满二十年的永久档案。
4、采用先进的技术，科学地管理好档案，实现档案管理、利用的现代化，努力做好档案的数字化工作和档案的保护、修复工作。
5、开发档案信息资源，积极收集、提供史料，主动开展档案利用工作，为医学院编史修志做好各项服务工作。
6、加强档案干部队伍建设，建立、完善档案工作的领导体制、机构设置、人员编制，组织健全医学院档案工作网络。负责对医学院专、兼职档案干部的业务培训。
7、积极组织档案干部开展档案科学研究和交流活动，不断提高档案干部的业务水平，并协助有关部门做好档案干部职称评定工作。
8、积极开展《档案法》的宣传教育活动。
第八条：实行档案分级管理
为规范档案管理，实行分级管理，业务上由医学院档案馆指导。
1、各三级学院（系）的档案，由专、兼职档案员收集、立卷，按学年移交医学院档案馆。
2、各附属医院、研究所、卫技院（卫校），应将本单位立档的永久保管的档案，在保管期限满20年后，向医学院档案馆移交。
第九条：凡需归档的各类文件材料，字迹须清楚，并一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，杜绝用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸书写。公文纸应用A3或A4纸。领导签署意见应写在文件材料的右上角或右下角，杜绝在装订线旁签署意见。档案应注明密级。
第十条：档案工作者要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，刻苦钻研档案业务知识，遵纪守法，主动积极完成工作任务，并为医学院医教研第一线提供优质服务。
第十一条：档案部门应选配政治上可靠，具有大专以上文化和一定专业知识，能够胜任本职工作的年轻档案干部，并保持档案干部队伍的相对稳定和人员结构的合理。
第三章 经费、库房、设备
第十二条：档案工作是本单位管理工作的重要组成部分，其所需的经费，按国档发[1987]1号、沪档[1987]第29号文的精神，应列入单位的经费预算，要有专款用于档案建设事业。
第十三条：医学院、各附属单位的档案馆（室）必须有专用的档案库房，并配置必要的适合档案保护条件的硬件设施。
第十四条：要尽快建立本单位的档案数据库，加快馆藏档案的数字化建设进程，并有计划的为档案馆（室）配置工作所需的复印机、扫描仪、打印机、刻录机以及放置声像档案的恒温恒湿柜等设备，以逐步实现档案的现代化管理。
第四章 档案管理
第十五条：医学院本部各部、处、系（院）、所、卫技院（卫校）、附属医院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十六条：归档范围：医学院各类文书科技档案材料拟分十一大类归档。
1、党政管理类：主要包括党务和行政的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关及本院行政管理、党务管理的文件材料。
2、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
3、科研类：按国家科委、国家档案局发布的《科学技术以及档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）文执行。
4、基建类：按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）文执行。
5、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值十万以上）的购置、验收文件以及在接收、使用、维修各改进工作中产生的各种文件材料。
6、产品生产类：医学院自行研制、试制产品的全部文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
7、出版物类：医学院自行编辑出版的学报、学术刊物、院刊的印本。
8、外事类：医学院有关人员出席高级学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、培训进修及医学院聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的全部文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料。
9、财务会计类：按财政部、国家档案局发布的财会字[1998]第32号《会计档案管理办法》执行。
10、名人类：主要收集在国内外享有声誉、学术卓著、医疗水平高超的专家、教授；历届医学院领导、工程院和科学院院士、学部委员（包括已故的）生平、传记、专著、译著、全部论文、照片、实物以及其他有保存价值的材料。
11、声像类：医学院重大活动以及教学、医疗、科研、党政管理等活动中形成的录像、录音、照片、影片、唱片、磁盘等材料。
第十七条：归档时间
1、党政管理类、设备类、出版类、外事类、产品类及一般文书材料，按年度归档，即每年6月底前，将上年度的材料归档。
2、财务会计类，财务管理文件材料于每年6月底前，将上年度材料归档。会计材料于每年6月底前，将上两个年度的会计材料立卷归档。
3、教学类，按教学年度及教学周期归档。
4、科研、基建类，每年6月底前，将上年度材料归档。
5、声像类档案，在相关工作、项目完成后应及时归档。
6、对重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革、重要工作等，可作为专题档案，在该项工作完成后即时归档。
第十八条：保管和利用
档案保管的目的是为医学院第一线的教职医护员工、学生等提供良好的档案利用服务。因此，要健全制度，以有利于保管和提供利用为原则，使档案管理逐步科学化、现代化、规范化、社会化。
1、做好档案收集（征集）工作，不断丰富馆藏，在提高案卷质量的基础上，进行科学分类、系统排架、合理编号，确保档案的利用。
2、加强库房管理，健全制度、专人负责、定期清理、随时检查库存档案及管理情况。配备必要的库房管理、安全、保密设备，认真做好“十防”工作。
3、严格执行档案的查阅登记制度及安全保密制度，确保档案的安全。
4、合理编制各种检索工具，编辑馆藏简介以提高利用率，并根据医学院的中心任务，主动为领导和各有关部门提供档案信息。
第十九条：定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。由医学院档案馆会同职能部门组成鉴定小组，共同进行档案的鉴定。鉴定结束后，写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，报请医学院档案工作委员会审批，并经医学院分管领导批准后，方可送保密厂销毁。
第五章 附则
第二十条：各附属医院、研究所、医药高专（卫校），可根据本条例，制订或修订。
第二十一条：本条例自公布之日起施行。
2006年5月修订
