第一章 总 则
第一条 为了进一步健全医学院党群、行政档案工作，加强医学院党群、行政档案的科学管理和利用，根据国家档案局制订的《档案工作条例》，《档案保管期限的规定》的要求，结合医学院的特点，制订管理细则。
第二条 党群、行政档案是指医学院党、政、工、青、妇等职能部门和群众组织在各自工作实践中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、音像资料。
第三条 党群、行政档案是反映医学院主要职能活动的历史记录，根据《上海市档案条例》的要求，任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。
第四条 按照档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。医学院各级部门形成的党群、行政档案应由档案管理部门集中统一管理。
第五条 档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第六条 档案部门对于违反党群、行政档案管理制度的行为，有权进行批评教育，情节严重，报主管领导或医学院档案工作委员会，按《档案法》和《上海市档案条例》规定处理。
第二章 档案的管理
第七条 医学院的党群、行政档案由医学院档案馆收集、鉴定、保管和提供利用。医学院各附属单位产生的党群、行政档案由所在单位综合档案室负责收集、鉴定、保管和利用。
第八条 依照《上海市档案条例》有关：“法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料，由文书部门或者业务部门收集齐全并整理，定期交档案机构集中管理。”的规定，归档材料一律由文件材料的形成部门立卷归档。医学院院本部的立卷部门为各处级党、政、群部门和业务部门；各副局级附属单位的立卷部门为各处级党、政、群机关部门；各处级附属单位的立卷部门为各科级党政群部门。
第九条 各立卷部门必须把文件材料的立卷、归档工作纳入本部门的职责范围，由一位部门负责人分管这项工作，并指定一名人员作为兼职档案员，并把文件的收集、整理、归档和做好平时预立卷的工作纳入其岗位职责。兼职档案员应保持相对稳定。
第十条 医学院档案馆负责对院本部各立卷部门的立卷归档工作进行督促、检查和业务指导，并组织医学院系统的专、兼职档案人员进行档案业务知识的学习和工作研讨。各附属单位综合档案室负责对本单位的立卷部门进行督促、检查和业务指导，并组织本单位兼职档案员参加档案业务知识的学习和工作研讨。
第三章 档案的整理
第十一条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件，原稿与定稿，请示与批复，转发文与原件，多种文字形式的同一文件，合一组卷。
第十二条 归档文件材料应依次排列即：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；原稿在前，定稿在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依形式规律或特点，按有关规定排列。
第十三条 不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
第十四条 组卷装订成册的文件材料，每页编一个页号，空白页不编号，页号的位置正面在右上角，背面在左上角。
第十五条 凡立卷归档案卷，必须按规定的格式逐项填写卷内目录，有关卷内文件的情况说明，可填写在备考表内。同时将立卷人（兼职档案员），检查人（部门负责人）的姓名和日期填上，以示尽职。
第四章 档案的归档
第十六条 列入归档范围的部门，应于次年六月底前及时将反映本部门重大活动的纸质文件和同版本的电子文件一起向本单位档案管理部门移交。
第十七条 归档的文件材料，要符合公文撰写和行文程序的规范化要求。归档电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性实行部门负责制。
第十八条 各立卷部门当年办理完毕的上级机关来文和本单位的文件材料，应由兼职档案员及时做好部门预立卷工作，确保文件材料的完整无缺。
第十九条 各部门如属工作需要可由兼职档案员向档案部门借阅本部门归档文件，但不允许以工作需要为由不按期归档，更不能将应归档文件材料据为部门或个人所有。
第二十条 档案部门对接受来的档案应进行分类、编目、登记、上架、保管、提供利用工作，开展编制检索工具和参考资料等各项业务，积极开发档案信息资源。
第二十一条 党群、行政档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为五十年，短期为十五年。
2006年修订
