第一章 总 则

第一条 为了加强医学院教学档案的管理，有效地保护和利用档案，为医学院教育教学工作的发展服务。根据上海市教委发布的《上海市普通高等学校教学档案管理规范》之规定，结合医学院实际制订本细则。

第二条 教学档案是教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。

第三条 教学档案是促进和提高医学院教育管理水平的基础，是培养人才、进行教育思想、教育改革和教育史研究必不可少的条件。因此，必须遵循上海市普通高校教学档案应当由单位档案部门集中统一管理的基本原则。进行科学的管理和保管，维护档案的完整与安全，积极提供利用。

第二章 档案的管理

第四条 医学院教学部门分别为：教务处、学生工作部、基础医学院、各临床医学院、留学生办公室、公共卫生学院、研究生分院、继续教育学院。

第五条 医学院档案馆对各教学部门的归档工作进行业务指导和监督。负责收集、保管教务处、学工部、基础医学院、留学生办公室、公共卫生学院、研究生分院、继续教育学院在教学活动中产生的教学档案。并为各教学管理部门提供利用服务。

第六条 教学文件材料的收集、整理、立卷、归档工作是教学部门职能的组成部分，应将其纳入本部门的岗位职责，在教学管理工作中，要切实做好“四同步”管理：即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收教学档案工作。各教学部门要有分管教学档案工作的部门领导，并指定专人对教学档案进行收集、整理、组卷。

第七条 医学院对各临床医学院的教学档案实行分级管理，其教学档案由各附属教学医院综合档案室集中统一保管和提供利用。

第三章 档案的整理

第八条 保持教学文件在内容上的有机联系，避免将不相关的文件汇集在一起。对文件内容不一且数量极少的一般文件，也可按来源、形成等历史联系进行整理。归档文件不得重复。

第九条 教学文件应按自然年度，教学学年或培养周期进行整理。一般不得将不同年度、学年或培养周期的教学文件放在一起立卷。但对跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨学年的会议文件放在会议开幕年立卷。

第十条 卷内文件材料的排列原则是，批复在前，请示在后；正文再前，附件在后；打印稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。

第十一条 对记载与其案卷内容相关的文字、图形等符号的页面，贴附的照片和插页依次编制页码。注意空白的和记载不相关内容的页面无须编号。

第十二条 凡立卷归档案卷，必须按规定的格式逐项填写卷内目录，有关卷内文件的情况说明，可填写在备考表内。同时将立卷人（兼职档案员），检查人（部门负责人）的姓名和日期填上，以示尽职。

第四章 档案的归档移交

第十三条 各归档部门在教学活动中形成的综合性文件，应于次年六月底前，及时将纸质文件和同版本的电子文件一起向本单位档案管理部门移交。

有些文件是在教学年度或培养周期中形成，其内容已处理完毕，这些文件应在教学年度或培养周期结束后的次学年度寒假前及时归档。

第十四条 归档的文件材料，要符合公文撰写和行文程序的规范化要求。归档电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性实行部门负责制。

第十五条 各立卷部门当年办理完毕的上级机关来文和本单位的文件材料，应由兼职档案员及时做好部门预立卷工作，确保文件材料的完整无缺。

第十六条 各部门如属工作需要可由兼职档案员向档案部门借阅本部门归档文件，但不允许以工作需要为由不按期归档，更不能将应归档文件材料据为部门或个人所有。

第十七条 档案部门对接收来的档案应进行分类、编目、登记、上架、保管、提供利用工作，开展编制检索工具和参考资料等各项业务，积极开发档案信息资源。

第十八条 档案管理部门填写档案移交单，一式二份，一份交由归档部门保管，一份由档案业务指导室存放。


2006年修订