照片档案是以图文并茂的形式反映医学院各个时期各项重大活动的真实记录，是医学院档案重要的、不可或缺的组成部分。因此要加强对照片档案管理工作的领导。档案馆应指导医学院机关各职能部门、群众团体、校刊、信息中心等做好照片档案的收集和归档工作，各部门应指定专人负责，并纳入其岗位职责。
一、照片档案的归档范围：
1、学院各类重大会议（党代会、职代会、妇代会、团代会、学代会、选举人大代表等重大会议）产生的照片。
2、学院院庆、教师节、艺术节，学院重要纪念日、揭牌仪式活动等方面产生的照片。
3、各级领导接见、前来医学院视察及题词等活动产生的照片。
4、市级以上代表团、兄弟院校代表团等来医学院活动产生的照片。
5、学院主要党政领导人、著名人物的照片。
6、学院主办的大型国际学术会议产生的照片。
7、学院其它具有保存价值的照片。
二、照片档案的归档要求：
随着数码照相机的普及使用，记录影像的载体也由传统单一的胶片、纸质载体记录形式，扩充发展到以记忆棒、计算机硬盘和光盘为载体的记录形式，使照片档案的管理和利用工作发生了很大的变化，因此，对不同照相机拍摄的照片具有不同的归档要求。
1、机械照相机拍摄的照片档案，由底片、照片以及文字说明组成。归档时三部分材料一定要齐全完整。
2、数码照相机拍摄的照片档案，由光盘、照片以及文字说明组成。摄制人员要将记忆棒中记录的图像信息输入到计算机硬盘中，并编辑照片的文字说明后，刻录成光盘。同时，还要将图像信息打印成纸质照片。归档时光盘和纸质照片一定要齐全完整。
3、拍摄的照片、底片要清晰，底片与照片形象应相符。
4、照片反映的内容需主题鲜明、突出。
5、照片的文字说明应准确、简要注明照片的拍摄时间、人物及反映的内容。
三、照片档案的归档时间：
1、照片档案可以在每年六月底前随各部门文书档案集中归档。
2、重大活动照片在活动结束后应及时由专人负责归档。
四、其他：
学院档案馆负责统一保管和提供利用照片档案，并对照片档案工作进行业务指导与督促。
2006年修订
