一、部门立卷的历史：
1. 部门立卷是在1956年国务院《关于加强国家档案工作的决定》中提出来的（“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”），1988年1月1日开始实施的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”使我国的归档制度以法律的形式固定下来。因此，文件立卷归档是作为文书部门的主要任务，它既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。
2. 我校的部门立卷制度早已执行，在我馆晋升国家一级时，部门立卷制度就作为一项重点项目进行了检查。
二、部门立卷制度的涵义、优点：
1. 涵义：就是由各职能部门的兼职档案员在每年归档时，把本部门形成的文件进行分类、确定保管期限、组卷、拟写案卷标题、完成案卷卷内目录的输入，并到档案馆办理移交手续的全过程。
2. 优点：
(1)可以发挥文书部门或业务部门熟悉文件的形成与办理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；
(2)容易把分散保存在各个人手中的文件材料收集齐全，便于堵塞遗失文件的漏洞，有利于维护文件材料的完整性；
(3)可以使兼职档案员熟悉归档工作，不断提高自身的工作业务水平；
(4)可以使档案馆业务指导室的工作重心主要放在案卷质量检查、案卷标题的审定及业务指导上来。
三、预立卷工作的具体要求和方法：
1. 编制预立卷类目：
(1)预立卷类目：是在机关文件形成之前，根据机关工作职能、机构设置和当年的工作，预计一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制的一个立卷计划；
(2)预立卷条目是由类和条款组成：
类，就是按问题设类，即按本部门产生的文件按同一内容设类，也就是我们平时说的分门别类：文件材料的分类是将针对同一问题或某次会议的全部材料分为一类，如任免的材料归为一类，党代会、职代会的全部材料归为一类，其中包括上级针对同一问题的批复、本校的报告、通知、批复等文件材料，要强调的一点是：必须将上级部门的指示性、批复性文件同这部分材料放在一起。在分类时要注意保持文件之间的联系，即根据机关工作中文件形成的规律，来保持文件之间的历史联系，能够反映机关工作的程序，反映本部门各项工作活动的历史面貌，反映各项工作的发展过程或有关方针政策的贯彻执行情况等。条款，是每个类中所反映的一组文件内容的总和，如先进类中就包括评先进的通知、决定以及各单位的推荐材料等；
(3)最后将类与条款进行排列和编号。
平时归卷：就是兼职档案员随时将本部门已办理完毕的文件材料按照本部门设置的预立卷类目的有关条款，及时归入相应的卷夹，坚持做好平时归卷工作，不仅加强了对文件的日常管理，更有助于文件材料的齐全完整，防止文件散失或堆积，方便部门内同志的查找利用，并为本部门立卷归档工作奠定了基础。
四、预立卷工作中需注意的事项：
1. 每年的预立卷条目都应按具体工作计划进行修订，以保证文件材料有明确的归口放置的条目，特别是有些不是常规性的工作，要有专门的条款；
2. 当兼职档案员将文件归入预立卷夹子时，应注意检查以下几点：
(1)领导签署是否完全，注意签署用笔是否符合归档要求，如不符合要求，则加以改正或提请领导注意；
(2)发文稿上是否盖章，如以学校名义发出的应在文稿纸及正本上加盖交大医学院的章；
(3)文件如有由领导或拟稿人按要求修改的草稿或与正式稿本不致的打印稿，必须同正文同时放置，如草稿同正式稿本完全一致的则可省略；
(4)在预立卷夹子中，发文应按正式文件（包括文件所有的附件）、发文稿纸、草稿排列；批复在前，申请（报告）在后；将之一一列开，并在发文簿上注明归入了第几号夹子，以备查找；
(5)如平时需使用文件材料，应及时放回原来的夹子，注意不要使文件流失，造成归档时文件的缺失。归档时要保证所有文件材料的完整，这个完整包括文件正本、发文稿、草稿以及所有附件的完整，缺一不可；
(6)文稿纸上必须签署完整，即拟稿人、核稿人、主办单位等都必须填完整；
(7)教学档案需标明**级、**届或**学期。
