一、为什么要归档？
1、科研项目档案工作是医学院科研工作的重要组成部分，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》及有关的法律与法规的规定，必须归档。
2、科研项目档案是重要的科技信息资源，也是学校重要的无形资产，做好归档工作能切实保障医学院和科研教师的合法权益。
3、医学院档案馆具有完善的保管条件，并严格按国家规定为科研教师保守技术秘密和提供利用服务，是保存各类重要档案的最佳场所。
二、哪些科研项目材料要归档？
1、国家级纵向科研项目，包括863、973、985计划、国家各类基金及科技攻关计划项目等。
2、上海市纵向科研项目，包括上海市各类基金、科技攻关计划项目等。
3、医学院科技基金项目，包括基础医学院研究基金项目等。
4、横向各类科研项目。
5、获市级以上（含市级）奖项的科研项目。
三、应归些什么材料？
1、课题立项的批复、申请书、项目计划任务书、合同书、可行性方案。
2、实验原始记录、科研项目计划（年中、年终）执行情况表。
3、研究工作总结、技术报告、鉴定（或验收）报告、结题报告、科技查新报告、经费结算表、如有已发表论文，作为附件。
4、科技成果鉴定申请表、成果鉴定证书、获奖证书、奖状等。
5、科研项目应用转化阶段，各媒体关于成果应用的报道材料。
四、课题组应做些什么？
1、项目立项后，项目负责人应指定项目文件材料归档责任人，并由归档责任人到医学院科技处领取实验记录本、科研项目文件材料归档须知、科研项目文件材料归档审核表、备考表等。
2、研究过程中，归档责任人按照归档要求做好课题文件材料的收集、积累工作。
3、项目结题时，归档责任人填写归档审核表、备考表，将应归档的材料整理后交到基础医学院科研办，并留下姓名和联系电话，由基础医学院科研办审核通过后在归档审核表上盖章确认。
4、成果认定后，归档责任人将有关材料（如鉴定或验收证书、申请书、专家评审意见等）补齐并交基础医学院科研办。
几点说明：
（1）归档审核表上的“档案数量”、“保管期限”、“密级”几栏空着，由医学院档案馆填写。
（2）备考表上注明需要说明的情况，例如：缺哪些材料以及缺少该材料的原因、哪些材料不是原件及其原因，哪些材料需要保密等；如果没有需要说明的情况，则不必注明。
（3）备考表上“立卷人”一栏由课题组归档责任人签名，“检查人”一栏由课题负责人签名。
（4）每年全部科研项目档案归档结束后，由档案馆向基础医学院科研办出具移交清单。
（5）如有其他疑问，可联系医学院档案馆业务指导室陈履敏老师，电话：776413。
