院本部各部、处（室）、学院、中心：

为了全面提高医学院电子公文归档管理的标准化和规范化水平，确保电子公文完整归档和安全管理，进一步推进医学院公共服务体系中的数字档案馆项目建设进程。医学院决定从2008年开始，全面实行部门收发文网上登记、电子文件网上预立卷和电子文件远程归档工作。现根据国家《档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》，并参照《上海交通大学关于电子文件网上收发文登记、网上预立卷和远程归档工作的暂行管理办法》等相关法规和文件精神，结合医学院档案管理工作的实际，特制定本办法。

一、电子文件管理与收发文网上登记

（一）医学院各部、处（室）、学院、中心应落实档案工作的分管领导，应明确落实兼职档案人员统一负责本部门电子文件与纸质文件的管理和归档工作。

（二）医学院各部、处（室）、学院、中心的兼职档案人员将本部门形成的文件和上级部门来文在0A系统上进行本部门网上收、发文登记，不使用0A系统流转的文件则可在网上利用档案管理系统收、发文登记管理模块进行登记；对于需归档的文件中已具有电子版的部分直接在档案管理系统中挂接，对于没有电子版的而又属于永久、长期保存的档案，尤其是凭证依据性文件都需要进行数字化处理。文字型电子文件以WORD、XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。特别是电子文件的撰稿人应及时、准确地将最后定稿的或经领导签署的正式电子文件提供本部门兼职档案人员，以方便登记和备存归档。

（三）医学院各部、处（室）、学院、中心分管档案工作的领导应积极支持部门兼职档案人员的工作，协调解决电子文件与纸质文件归档工作的实际问题，并将电子文件与纸质文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入部门文书处理程序和相关人员的岗位责任。确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，以保证其有效利用。部门分管档案工作的领导应定期或不定期的对本部门电子文件的真实性进行抽查。

（四）医学院各部门应为兼职档案人员配备适应电子文件登记、存储和文件数字化处理所必须的计算机、扫描仪等设备。

二、电子文件网上预立卷管理

（一）医学院各部门电子文件网上预立卷应参照纸质文件预立卷的管理办法。电子文件预立卷分类方法应参照本部门的纸质文件材料预立卷类目表、归档范围及保管期限。

（二）电子文件预立卷的具体要求：电子文件预立卷案卷标题、卷内文件目录、卷内的排列顺序应与之对应的纸质文件预立卷的各项目相同；数字化处理文件的标题、内容应与之对应的纸质文件标题、内容相同。

三、电子文件网上远程归档工作

（一）鉴于电子文件的保真、保密和保存的技术问题，现阶段医学院实行传统纸质档案和电子档案双轨制的归档管理模式。

（二）各部处应在每年的六月底之前，完成本部门上年度应归档的纸质文件与电子文件的归档工作。教学类档案按学年归档，“三重档案”应在该项工作结束后进行即时归档。电子文件通过校园网向医学院档案馆归档。

（三）档案馆应对各部门网上远程归档的电子文件进行审核。对电子文件图像不清晰，文件格式不规范、组卷不合格的应予退回，由电子文件形成部门负责重新制作、组卷，直到符合归档要求为止．

（四）对于以脱机方式归档的有密级的电子文件，档案的形成部门在与医学院档案馆移交时，双方均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体的清洁、无划痕、无病毒和方便利用。

四、电子文件的安全保密工作

（一）医学院各部门应把电子文件信息安全保密工作放在突出的位置，医学院档案馆将与网络中心共同负责信息管理系统和硬件设备的维护与管理，定期对电子档案信息进行备份，确保信息管理系统和数据的安全可靠和有效利用．

（二）医学院各部门应认真做好电子文件密级的划分工作，有密级的文件一律不从网上归档，实行纸质文件归档和电子文件脱机归档的方式；有密级的档案一律不上网利用，严防电子文件和电子档案的失密、泄密。

（三）为确保各部门收发文网上登记、网上预立卷和网上远程归档的安全保密，档案馆设专人给各部门兼职档案人员分发各自独立的登录密码和用户名，各部门兼职档案人员也可以修改初始密码，以利安全使用。

（四）档案馆对医学院各部门电子文件归档的安全保密工作实行分工负责制，实行责任到人，负责相对应部门电子文件的指导归档工作。

五、电子文件归档工作的业务指导监督

（一）加强医学院各部门电子文件管理和纸质文件数字化是学校的一项重要基础性管理工作，是衡量医学院各部门管理工作的一个重要尺度，也是医学院建立现行文件查询服务中心的基本保障，各部门应加强领导，精心组织，认真做好电子文件的管理工作。

（二）由档案馆负责对医学院各部门兼职档案人员进行文件收发文网上登记、电子文件网上预立卷和电子文件远程归档工作的业务培训和工作指导。

（三）档案馆将根据国家有关档案管理的政策、法规，加强对学校各部门电子文件收集、整理、归档等工作的指导和监督，在对部门纸质文件预立卷指导监督的同时，更加重视纸质档案与电子档案配套归档的齐全率与完整率。经过一段时间的实行，档案馆将会同相关部门对医学院各部门的电子文件管理和归档工作进行考核评估，并将考核情况报医学院主管领导审批后予以通报，以确保积极稳妥、健康有序地推进医学院档案信息化建设，实行信息资源共享，主动服务学校和社会。

2016年修订