为了更有效地管理和保护好医学院实物档案资源，使实物档案工作步入制度化、规范化的建设轨道，更好地展示、研究医学院建设、发展历程，为学院各项中心工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委关于《高等学校档案管理办法》，结合医学院实物档案的形成规律和档案管理工作的实际情况，特制定本细则。
一、实物档案工作的基本原则
（一）实物档案是学院档案资源的组成部分，是医学院的宝贵财产，是文书档案的重要补充和佐证，具有直观性和多样性的特点，并为今后研究史料发挥依据和凭证作用，因此，必须由档案馆集中统一管理。
（二）实物档案主要包括：荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及医学院各历史发展阶段有纪念意义的物品和有收藏价值的教学、科 研、医疗器具，设备、设施等。
（三）努力实现实物档案的现代化管理，加大开发实物档案的利用价值，为学校中心工作服务。
二、实物档案归档范围
上海交通大学医学院（包括其前身）各项活动中形成的，具有保存价值的相关资料，均属于本归档范围。
（一）历任书记、校（院）长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章 。
（二）医学院各个历史阶段使用的公章、印模。
（三）中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。
（四）学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上）。
（五）校（院）庆活动中接收的各种符合条件的纪念品。
（六）中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品。
（七）在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯、校旗等。
（八）医学院教师、学生出版的著作、SCI发表的论文。
（九）反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章（样品），纪念册等。
（十）有收藏保存价值的教学、科研、医疗器具，设备、设施等。
（十一）各类媒体报道我院重要事件、活动、人物的有关实物。（报纸、音像、光盘）
（十二）学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。
（十三）其他有保存价值的，能反映学校发展历程的实物，经档案馆认定后归档。
三、实物档案的建立和保管
（一）采用医学院各部、处、院、系等部门为立卷单位，分工组卷向档案馆移交归档，同时档案馆编研征集室向有关部门和个人征集相结合的工作原则。
（二）各立卷部门的兼职档案员，应根据实物档案的归档范围，定期做好各项材料的收集工作。
（三）各立卷部门在档案部门的业务指导下，对收集的实物档案进行整理、立卷、归档工作。
（四）如属工作需要，实物档案由部门保管的，必须将目录清单及说明报档案馆注册登记，并由档案馆拍摄照片，标明存放地点，按规定存放。
（五）属于个人所有的特别珍贵的实物或照片，如本人有保存意愿，可由挡案馆拍照或扫描复制后归还本人。对于将珍贵实物档案赠送档案馆保存的个人，由医学院发给捐赠证书以示感谢。
（六）档案馆编研征集室负责收集医学院过往历史产生的具有较高史料价值的相关实物。
四、实物档案的整理和归档
（一）整理原则：实物档案一件为一卷 ，按实物类别、形成时间分类整理编号。并做到目录与物品相符，物品与照片相符，照片与底片相符。
（二）书稿、著作类实物每本只编件号，不编页号，在目录中注明页数。
（三）名人字画、奖状类不装订，采用平放或卷放，每张编一个号。
（四）证书材料、印章、锦旗、奖杯以及特制的纪念品等，每件编一个号。
（五）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（六）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、地点事由、赠送人、接收人（重要的应注明赠送人情况）,清单一式两份。
（七）实物档案实行计算机信息管理，对每件实物档案进行拍照或扫描，作为电子版信息挂载在实物档案信息管理系统中。
（八）进馆实物要编制总登记号。
（九）移交档案时交接双方必须当面检查验收，严禁差错。
（十）归档移交时，填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
五、实物档案的编目
（一）实物档案的类目代码
一级类目
SW 实物类
二级类目
01 礼品
02 人物
03 藏品
04 奖品、证书
05 出版物
（二）编制档号
1.根据实物档案形成的特点，编制档号。
2. 实物档案档号=实物类别＋流水号
模式如下：
六、实物档案归档的岗位职责
（一）分管档案工作的各部门负责人职责
1.重视本部门的实物档案工作，并将实物档案工作纳入本部门工作计划。
2.加强与学院档案部门联系，共同做好业务指导、检查工作，保证归档案卷的质量。
3.做好兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）医学院档案馆职责
1.认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制定和完善实物档案工作的各项管理制度。
2.负责对各部门兼职档案人员归档工作进行业务指导、监督和检查。
3.负责实物档案的收集、分类、编目、保管、鉴定和利用等工作，并编制检索工具。
4.负责实物档案的库藏和提供利用工作。切实做好实物档案的统计、安全、保护工作，对破损档案及时修复。
5.积极开发实物档案信息资源，并做好利用效果反馈信息的收集和分析工作，充分发挥其社会效益和经济效益 。
6.负责编制实物档案计算机辅助管理的实施方案，做好计算机信息管理工作。
（三）各部门兼职档案员职责
1.积极做好建立实物档案的宣传、收集工作。
2.指导归档对象认真，仔细填写实物档案的说明。
3.及时做好实物档案的组卷和归档工作。
2016年修订
