一、院士档案的征集管理：
院士档案由医学院档案馆或院士所在单位的档案室集中统一管理，各单位应指定专人负责院士档案的征集工作，在征得院士本人同意的前提下，可移交到交大医学院档案馆立档、保管、提供利用，也可由院士所在医院、研究所档案室立档、保管并提供利用的任何一种管理模式。
二、院士档案的征集内容：
院士档案的征集原则：院士在工作、学习和生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的具有查考、利用价值的各种载休形式的文件材料，在征得院士同意的基础上，均属征集立档保存范围。具体征集内容：
（一）反映院士一生经历及其主要活动的生平材料。如自传、传记、回忆录、日记等；
（二）反映院士职务活动、社会活动的材料。如文章、报告、演讲稿、题词、被邀请出席各种重要会议的通知、在各种会议上所做报告原稿或提纲、参与签名的声明、通电等；
（三）反映院士成就的材料。如论文、著作、研究成果、书画、文学艺术作品等；
（四）社会及媒体对院士研究、评价、报道的材料。如纪念性、回忆性、评述性及研究介绍性材料等；
（五）院士的证明、证书材料。如履历表、职务任命书、担任各类职务的聘书等、各类学生证、工作证、毕业证、学位证、获奖证书、荣誉证书、奖章、奖杯等；
（六）反映院士活动的声像（录音带、录像带、照片、光盘等）、实物等载体形式的材料；
（七）院士个人书信材料。包括院士发给别人的信稿和收到别人寄来的信件；
（八）院士的口述历史材料等；
（九）院士档案所有者对不便提供原件的珍贵资料，也可向档案室提供复制品；
（十）与院士有关且具有收藏价值的其他材料。
三、院士档案的征集方式和途径：
（一）征集的方式
根据《中华人民共和国档案法》及其他档案法规进行征集。
1.医学院档案馆或各医院、研究所档案室对院士及其档案情况进行摸底登记，并积极主动地与院士建立联系，有计划地开展征集工作；
2.院士档案所有者向档案馆（室）捐赠、寄存；
3.向其他档案馆、其他部门保管的院士档案进行复制或交换目录；
4.对流散在市内外的院士档案进行征购、复制或交换；
（二）征集的途径
1.与院士建立联系直接征集；
2.向院士的亲属好友征集；
3.向院士所在单位或组织征集；
4.定期定人在各种媒体上进行相关检索，跟踪院士的相关活动，积极主动地收集。
四、院士档案的移交接收程序和时间
（一）医学院档案馆或各医院、研究所档案室征集院士档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制清单一式两份，由医学院档案馆或各医院、研究所档案室与移交单位或个人各执一份；
（二）向医学院档案馆或各医院、研究所档案室寄存的院士档案，由医学院档案馆或各医院、研究所档案室与档案所有者或其代理人办理寄存手续；
（三）个人向档案部门提供院士档案，或附属医院、研究所档案室向医学院档案馆移交院士档案，可随时进行；
（四）如院士档案在附属医院、研究所档案室立档保存，各附属单位档案室应于每年十一月底之前向医学院档案馆移交院士档案案卷目录消单一份。
五、院士档案的利用和公布：
根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》等法律规定，进行院士档案的利用和公布。院士档案移交档案管理部门后，移交者继续享有以下权利：
（一）知识产权和专利权以及由此带来的各项收益权。对涉及知识产权和专利权内容的档案，档案管理部门应该依照《中华人民共和国档案法》、《知识产权法》和《专利法》的规定进行保护。
（二）优先利用权。在同等条件下，档案管理部门必须优先无偿地提供档案给其移交者利用；
（三）限制他人利用权。对于移交档案中不宜公开利用的部分，移交者有权提出限制他人利用其移交档案的条件。档案管理部门应该将这部分档案列入控制使用范围，只有在满足移交者要求条件或征得移交者同意的前提下才允许向他人提供利用服务；
（四）档案公布权。对于法律没有禁止公布的，档案管理部门可以通过国家法律规定的方式向社会公布所保管的院士档案，但事先须征得移交者同意；
（五）寄存在档案室的院士档案，归寄存者所有。档案管理部门如需向社会提供利用，应当征得寄存者的同意；
六、实施时间：
《上海交通大学医学院院士档案征集管理办法》，自公布之日起实施。
2016年修订
