为了贯彻、落实《高等学校档案管理办法》，建立健全医学院档案工作领导机制，把档案工作纳入学院整体发展规划，强化档案工作与学院教学、科研等工作的同步管理，进一步规范学院档案管理工作，提高档案服务学院及社会的能力和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《上海交通大学档案工作岗位职责规范》等法律、法规和规章，结合医学院实际，制定本办法。
一、院长档案工作岗位职责
档案工作由院长领导，分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、 法规和方针政策，批准学院档案工作的规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费等；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩问题和其他重大问题。
二、医学院各部处、学院、中心等单位档案工作分管领导岗位职责
医学院各部处、学院、中心等单位必须明确一位领导分管档案工作，其他分管科研、教学等方面的领导要协助分管领导切实做好科研、教学等方面的档案工作。
（一）贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本部门档案管理，教育本部门干部职工不断增强档案意识，提高档案工作水平；
（二）加强对本部门档案工作的领导，把档案工作纳入教学、科研、党政管理等分管领导及相关人员（兼职档案员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容；
（三）按照纸质文件与电子文件同步配套归档、参考性文件以电子文件归档为主的归档要求，督促本部门兼职档案人员在次学年六月份前完成年度归档工作，确保归档文件的完整性、准确性和系统性；
（四）各学院（系）分管科研工作的领导，要加大知识产权保护力度，督促本院(系)科研办及其兼职档案人员，在项目课题组鉴定、验收或结题后二个月内完成科研项目文件材料向档案部门移交归档；
(五) 分管教学工作的部处、学院(系)领导，督促本部门教学管理人员及兼职档案员，在次学年寒假前将应归档的教学类文件材料向档案部门归档；
（六）保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和必要的设备，积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训；
（七）加强对本部门网上档案信息利用的安全监督，提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识；
（八）负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作，对部门年度归档工作和归档文件开放负责。
三、医学院各部门兼职档案人员档案工作岗位职责
（一）认真学习、执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训；
（二）主动接受医学院档案部门的业务指导和督促检查，确保各类档案在规定的时间内完成归档任务。
1.医学院各部门及兼职档案员应严格遵守，在次学年六月底前完成年度归档工作的规定；
2.教务部门及其兼职档案员将应归档的教学档案在次学年寒假前向档案馆移交归档；
3.院(系)科研办及其兼职档案人员应在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内，将科研项目应归档的文件材料向档案部门移交归档；
4.基建项目类档案，确保在项目竣工后三个月内完成归档任务；
5.医学院各部门从办公自动化系统（OA）中流转的电子公文以及医学院举行的重大活动，举办的重大会议，承但的重大项目等产生的“三重档案”，实行即时归档的原则。
（三）认真编制本部门年度归档的预立卷目录，负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；
（四）坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求。凭证性纸质文件与电子文件应配套归档，参考性文件则以电子文件归档为主。对于非保密文件应认真做好网上收发文登记工作，并挂接相应的电子版文件。凡需要归档但没有电子版的文件须在数字化之后一并归档。对于保密文件应实行脱机报盘归档；
（五）加强案卷整理工作，努力提高归档质量 。对本部门年度应归档的文件材料编制页号、编制卷内目录、按照“责任者、内容、文种”三要素拟写案卷标题等；
（六）负责年度归档工作以及归档文件的开放鉴定，并将本部门年度归档案卷和开放鉴定情况送交本部门分管领导审核；
（七）严格执行医学院关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管校园网档案信息查询利用的用户名及密码。
四、档案馆岗位职责
档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是收集、保管和向学校及社会提供档案信息资源服务的科学文化事业机构。其主要职责:
（一）宣传、贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策；
（二）拟定医学院档案工作发展规划，依法建立、健全学校档案工作的规章制度，负责组织学习宣传、贯彻落实和监督检查工作;
（三）加快数字档案馆建设，创新档案资源体系和档案服务体系建设，不断提高档案服务学校及社会的能力和水平;
（四）根据国家有关档案资源建设的要求，按照档案集中统一管理的原则，负责医学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、人物、外事、声像、财会、实物等门类纸质档案与电子档案的收集(接收)、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
（五）制定并组织实施档案工作年度计划，总结年度工作，编制档案工作统计年报表;
（六）建立健全医学院档案管理工作网络，指导医学院各部门文件材料的积累、立卷和归档工作，不断完善各部处、学院(系)、中心，年度归档工作的考核评估体系；
（七）加大档案全文信息开放鉴定及利用力度，为医学院各部门对档案信息资源网上利用提供便利，努力扩展档案工作服务学校和社会的功能;
（八）加强新技术在档案保护工作中的应用；
（九）做好校史文物、史料的征集、管理等工作，为院史馆建设做好基础准备工作，加大档案编研工作力度，充分发挥档案馆的文化教育作用，弘扬医学院精神；
（十）加强档案工作创新人才培养，组织医学院及附属医院专、兼职档案人员的业务学习和岗位技能培训，积极参加档案工作的学术交流。
（十一）认真做好医学院档案工作先进集体、优秀档案工作者的评选活动；
（十二）完成医学院领导交办的其他工作。
五、档案工作奖惩办法
为切实落实医学院档案工作岗位职责，规范医学院各部门管理行为，确保档案工作与医学院其他工作协调发展，实现依法治校与依法治档、显性与隐性管理的有机统一，医学院决定对下列情况给予奖励或惩处:
（一）每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的，在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的和将重要或珍贵档案捐赠给医学院档案馆的个人或集体，授予医学院档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号，颁发证书并予以一定的物质奖励；
（二）对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为，对违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为，对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其它违反档案法律、法规或规章的行为，其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；
（三）档案工作纳入医学院对各单位年终工作考核和精神文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位，不得评为医学院年度工作考核优秀单位和精神文明单位。
1.连续两年不按规定时间归档；
2.参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%;
3.连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%;
4.科研档案：参照科研课题审批及获奖科研项目目录，连续两年科研项目档案归档率低于90%；
5.教学档案：参照毕业生验印名册，连续两年硕博毕业论文评审材料归档率低于100%。
六、附则
（一）本规范自发行之日起执行；
（二）本规范附属医院参照执行。
2016年修订
