一、总则
1、根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》之规定，特制定本规则。
2、档案馆库房，是长期保管学校档案并在一定范围内提供利用的档案史料中心。
3、档案库房管理工作的原则，是维护档案的完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密。
4、档案库房管理人员要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持四项基本原则和社会主义荣辱观，忠于职守，遵守纪律，热爱档案事业，具备专业知识，以保证工作任务的顺利完成。
二、档案的接收
1、接收档案的范围：
（1） 医学院在教学、科研、医疗和管理以及个人在工作活动中直接形成的各种门类和载体的具有保存价值的档案和有关资料；
（2） 附属单位立档保管满二十年的永久档案；
（3） 其他属于医学院档案馆接收和征集的与库藏档案有联系的各种不同载体的资料。
2、接收档案的要求：
（1） 入库的档案必须符合完整、准确、系统、安全，并按规定整理好，组卷合理，标题确切，卷内目录与文件材料相符，书写材料达标；
（2） 各类档案向库房移交时，交接双方必须认真履行交接手续，根据档案移交目录清单，逐件逐卷清点核对，并在移交目录上履行签名手续；
（3） 入库的档案应与案卷目录相对应，插卷的档案应及时记入案卷目录中，以便查考和统计。
3、接收档案的时间：
（1） 党政、设备、外事档案应在每年6月底前将上年度档案接收入库；
（2） 教学类档案应在每年11月底前将上学年档案接收入库；
（3） 财会类档案的综合性材料入库时间同党政类档案，其余档案，自形成之日起，由职能部门保管满2年后，移交档案馆入库保管；
（4） 科研、基建类档案在课题研究鉴定、验收结束和项目竣工验收完毕后随时接收入库；
（5） 声像档案在一项重大活动拍摄录制完成后即时归档入库；
（6） 向个人征集的档案随时接收入库。
三、档案的存放
1、案卷的排列应以全宗为单位，按不同的门类、载体、不同年度、组织机构排列，并保持相对的稳定。
2、入库的各门类档案，根据其形成规律、内容构成和形成特点，按照高等学校档案实体分类法的编制要求，编制档案号。
3、在同一个全宗内，编制的案卷目录号不得重复。
4、应绘制案卷存放的平面示意图。
四、档案库房的管理
1、基本任务：维护档案的安全，防止档案的损坏，延长档案的寿命，提供档案的利用。
2、指定专人管理库房，非库房管理人员不得随意进入库内。
3、库房内备有灭火机，严禁吸烟，不准放置易燃易爆危害档案安全的物品。
4、要做好库房的防潮、防盗、防尘、防光、防有害气体等安全措施。
5、库房管理人员应掌握库内温湿度变化情况，并及时采取安全措施。
6、库房内应经常保持清洁、卫生、整齐。
7、库房管理人员每天下班时要关好门窗，档案柜均应上锁。若钥匙遗失，应报告馆领导，及时调换门锁。
8、定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。做好记录，发现问题及时汇报，采取措施。
9、对库房内的空调、去湿设备应定期检修、保养，安全使用电器设备，严禁明火装置。
五、档案的查阅和借阅
1、认真执行《上海市档案条例》，积极为档案的利用创造条件，提供服务。
2、查阅或借阅档案须填写“查阅档案登记簿”或“借阅档案双联单”。
3、外单位法人或个人凭身份证、工作证或者介绍信等合法证明，可以在档案馆查阅已开放的档案。
4、查阅档案一般应在档案馆阅览室阅览，不准携带到其他地方。未经同意，不得擅自摘抄、复制，不得翻阅其他与查阅内容无关的档案内容。
5、查阅档案一般仅限于本部门或本课题组的案卷，如确因工作需要查阅其他部门或课题组的档案，须经双方部门或课题组负责人同意并签名，方可查阅。
6、上级或医学院系统因工作需要调借档案，必须持有效的调借函件，经档案馆负责人批准后办理借出手续，并按期归还。外单位组织和个人原则上不能借出档案材料。
7、借阅档案应妥善保管，必须专人借，专人用。任何人不准私自拆卷、抽换卷内材料，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。
8、严格遵守国家保密规定，不准泄露档案内容，如发现有遗失档案或泄密情节，必须及时汇报，并依照《档案法》和《上海市档案条例》规定，根据情节依法处理。
9、对有密级的档案、资料和其他物品，未经原确定密级的机关、单位或者其上级机关批准，不得复制、摘抄。
10、爱护档案，保证清洁，维护案卷本来面貌。
11、查阅医学院重要的会议记录，须经档案馆负责人批准。
2006年修订
