第一章 总则

第一条 为了进一步加强医学院科研项目档案的管理工作，确保科研项目档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥科研项目档案在医学院建设中的作用。根据教育部、国家档案局《关于印发科学技术研究档案管理暂行规定》及上海市档案局、上海市科委《关于上海市科学技术研究项目档案管理办法》的要求，结合医学院实际制订本细则。

第二条 科研项目档案是指在基础理论研究、技术研究、应用研究和软科学研究等方面的某项具体科研活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像、电子文件等各种载体形式的记录。

第三条 科研项目档案是科学研究活动的真实记录，是实现科技成果转化及其产业化的重要媒体，是医学院档案的一个重要组成部分，任何部门或个人在职务活动中形成的各种科研项目档案，其归属权属于医学院，必须由档案馆集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。

第四条 科研项目档案工作是医学院科研工作的重要组成部分，各级科技管理部门应把科研项目建档工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，做到四同步管理，即：下达计划任务与提出科研项目文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研项目成果与验收鉴定科研项目档案同步；上报登记和评审奖励科研项目成果与档案部门出具归档证明材料同步。

第二章 管理职责

第五条 医学院各级科研管理部门应将科研项目档案工作作为科技管理的一项重要内容，并应采取有效措施切实做好科研项目文件材料的管理和归档工作。

第六条 医学院科技处应按照科研管理工作与科研项目档案工作同步管理的要求，在科研项目立项确定后，在下达项目经费时同步下达项目的归档任务。并向课题组发放1、实验记录本2、科研项目文件材料归档须知（见附件一）3、科研项目文件材料归档范围（见附件二）4、科研项目文件材料归档审核表（见附件三）

第七条 各院（系）的科研项目档案工作，由分管科研工作的领导负责，应将科研项目档案工作纳入院（系）科研办和科研人员的职责范围，作为科研工作的考核内容之一。

第八条 院（系）科研办具体负责接收本单位各课题组科研项目文件材料，并向档案馆（室）移交归档。凡完成归档任务的科研项目，应由科研办在“科研项目文件材料归档审核表”上签字盖章，以示该项目已完成归档任务，并作为项目经费结算的依据。

第九条 医学院档案馆和各附属医院综合档案室负责科研项目文件材料归档工作的业务指导、接收和装订工作，并按国家有关规定对科研项目档案进行科学保管和提供利用服务。

第十条 医学院对各临床医学院的科研项目档案实行分级管理，其科研项目档案由各附属医院综合档案室集中统一保管和提供利用。

第三章 科研项目文件材料的形成和归档

第十一条 科研项目文件材料归档范围

1、医学院承接的国家级纵向科研项目，包括863、973计划、国家各类基金及科技攻关计划项目等。

2、医学院承接的上海市纵向科研项目，包括上海市各类基金及科技攻关计划项目等。

3、医学院承接的横向科研项目。

第十二条 科研项目文件材料归档内容（见附件四）

第十三条 科研项目文件材料归档工作，实行由项目负责人落实立卷归档的责任制。课题负责人应在课题立项确定时确立课题文件材料归档责任人，并由归档责任人负责课题文件材料的积累、整理。在课题结题后一个月内应将项目文件材料移交所在单位科研办。

第十四条 对已完成的科研项目在进行鉴定、验收之前，各单位科研办应把与课题有关的科研文件材料交档案部门，档案部门按归档要求进行验收，经验收合格后，由档案部门出具归档证明方可进行成果鉴定和验收。科研文件材料不齐或归档材料不符合归档要求，应按规定及时补充、修改，否则不得进行成果鉴定和验收。对于中途停止、总结的课题也须交档案部门归档。

第十五条 几个单位协作完成的科研项目，由主办单位归档保存一套完整的项目档案。协作单位除保存自己承担任务有关的项目档案正本外，还应将复制本送交主办单位保存。

第十六条  科研项目材料的归档工作应在课题结题、验收或鉴定后二个月内完成，由各单位科研办向本单位档案部门办理归档手续。

第十七条 反映医学院科研计划、成果、学科建设和科研机构的管理性文件材料，应在每年六月底前，将上一年属于归档范围的材料交档案部门归档。

第十八条 凡归档的科研项目文件材料应做到原件归档，签署完备，字迹工整，图样清晰，便于长久保存。

第十九条 各课题组在申报科研项目成果奖励时，必须由本单位档案部门对申报的科研项目成果档案进行检查，并出具《归档证明》。如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门暂缓对该项成果的评审。

第二十条 报奖、推广应用材料应定期归档。

第四章 科研档案的开发利用

第二十一条 档案部门应积极采用现代化手段，不断扩大和加强科研项目档案信息资源的交流，为科研项目的成果转化、技术咨询、技术转让和技术开发等活动提供有效服务。使科研项目档案为实现科技共享提供方便。

第二十二条 档案部门要建立保密、利用、统计、借阅等项制度，非本课题组人员查、借阅档案须由该课题组负责人出具查阅证明方可利用档案。研究生实验原始记录原则上不外借。借阅科研档案期限为二周，到期应按时归还，到期需续借者必须办理续借手续。


2006年修订