为了规范本基金会档案资料的管理，充分发挥档案资料的作用，参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等有关法律法规，并结合本会实际，特制定本办法。

第一条 本办法所称的档案是指基金会在筹资、运作、管理等各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料记录。

第二条 上海交通大学医学院教育发展基金会秘书处（以下简称：秘书处）为本基金会档案资料的具体管理部门，负责本办法的具体实施，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条 本基金会档案资料分为文书档案资料、捐赠协议档案资料、捐赠项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、捐赠协议档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册；捐赠项目档案资料按项目分别立卷、分类成册。文书档案资料、捐赠协议档案资料和捐赠项目档案资料的立卷归档工作由基金会秘书处指定专人负责，会计档案资料由会计人员负责立卷归档，并编制会计档案清册。

第四条 文书档案、捐赠协议档案和捐赠项目档案归档的原则：

（一）归档的文件材料必须对基金会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；

（二）归档的文件材料必须反映基金会各项活动的全过程，保证完整、准确、系统；

（三）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

第五条 采用电子计算机进行会计核算，除进行磁性介质保存外，应当保存打印出的纸质会计档案。

第六条 文书档案是指上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）收、发文件；

（二）会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

（三）决定、规定、制度、办法、通报等；

（四）工作计划、总结、调研材料；

（五）预决算、统计报表；

（六）任免、聘任、奖励、处分材料；

（七）重要来信、来电、来访材料；

（八）筹资、宣传活动的文字、影音材料；

（九）大事记。

第七条 捐赠协议档案是指基金会与捐赠人、受益人签署的协议文件。

第八条 捐赠项目档案是指基金会在捐赠项目管理过程中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）捐赠项目的预立项材料，如捐赠意向洽谈记录等；

（二）捐赠项目执行单位提交的立项材料，如项目立项表、专项基金管理办法、项目支出预算表等；

（三）捐赠项目在实施过程中形成的各种文件材料，如奖学金评审通知、评审材料、获奖学生名单等；

（四）捐赠项目实施过程在捐赠人反馈和向社会公众公示的材料；

（五）捐赠项目结项和总结评估的相关材料。

第九条 会计档案分为会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，其归档范围包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

（三）财务报告类：月、季、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第十条 基金会每年6月向医学院档案馆移交永久性档案，档案的管理参照《上海交通大学医学院档案管理办法》、《上海交通大学医学院档案馆档案安全、保管、保密制度》。

第十一条 本办法由上海交通大学医学院教育发展基金会秘书处负责解释，自颁布之日起执行。