为了加强审计档案工作，充分发挥审计档案的作用，根据《审计法》及《内部审计工作规定》，结合《上海交通大学医学院行政档案管理实施细则》，制定本办法。

一、审计档案工作接受上级内审机构和医学院档案馆指导。

二、审计档案应有专人负责管理，做好收集、整理、保管、利用、统计工作，定期对本部门审计档案进行移交和处理。

三、审计文件材料按建档要求归纳分类，组成案卷，装订成册。

四、审计处按照审计程序进行审计，所形成的与审计项目有关的材料应当归入审计档案，包括：

（一）财务审计档案

1、审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

2、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料。

3、审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录。

4、与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料。

5、以照片、录音、录相或计算机储存的软件等视听材料。

6、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

（二）工程审计档案

1、工程项目的立项经费来源批件；

2、工程招、投标文件材料，经济合同；

3、工程预（决）算书；

4、工程量计算式；

5、工程变更技术核定单；

6、其他材料

（三）其他档案

1、上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；

2、有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、统计报表、请示、报告等文件；

3、审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制；

4、其他与审计有关的档案。

五、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

六、审计项目的案件装订顺序。审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个部分为序进行排列，正件在前，附件在后。

（一）结论性文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：

1、向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告；

2、审计决定或审计意见书；

3、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况；

4、有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示；

5、审计报告及审计处审定报告的会议纪要；

6、被审计单位或人员对审计报告的书面意见；

（二）证明性文件材料。按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：

1、审计证实问题汇总记录；

2、审计证实问题分项记录；

3、其他审计工作底稿及审计证据。

（三）立项性文件材料。按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：

1、上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见；

2、与审计项目有关的群众来信、来访记录；

3、本项目的审计工作方案；

4、审计通知书。

七、审计终结后，应对审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，按有关规定进行组卷，并进行案卷的编目和装订。归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年5月底。

八、除保存打印出的纸质审计档案外，还应同时进行电子文本的归档。

九、根据医学院档案馆管理要求，及时将有关审计档案移交医学院档案馆，档案移交时应经主要负责人审查并在“备考表”上签字。

十、 借阅审计档案仅限定在审计处内部，审计处以外的单位不得查阅，但有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的需出具个人证件及单位介绍信经审计处主管领导批准，并填写查阅登记簿方能查阅。

十一、审计资料的保存期限根据医学院档案馆的相关规定执行。

十二、本办法由医学院审计处负责解释。

十三、本办法即日起施行。

2011年9月15日