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9. 上海交通大学公共卫生实验教学中心长宁分部仪器管理规范

 

 

时间:2018-12-19

 

 

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上海交通大学公共卫生实验教学中心长宁分部

仪器管理规范


1. 目的
   为了确保上海交通大学公共卫生实验教学中心长宁分部(以下简称:长宁分部)的仪器设备满足学院管理和实验使用的需求,特制订本规范。


2. 适用范围
   此规程适用于上海交通大学公共卫生实验教学中心长宁分部的仪器设备。


3. 定义
   资产验收:由上海交通大学医学院资产管理处进行的固定资产的验收。
   内部验收:由公共卫生学院对仪器进行的验收,通常由负责该仪器的负责人和仪器供应商共同完成,包括安装确认(Installation Qualification,IQ),操作确认(Operational Qualification,,OQ)以及性能确认(Performance Qualification,PQ)。
   仪器日志:包括仪器的日常使用记录和仪器设备的验收、校正、定期维护及维修等产生的文档。


4. 职能与职责
   所有上海交通大学公共卫生学院的教师职工和学生需遵循本规范。


4.1 长宁分部仪器总负责人
   由实验教学中心仪器管理小组的长宁分部负责人担任。
 制订长宁分部的仪器管理相关制度。
 监督仪器负责人进行仪器管理
 定期审核长宁分部的仪器信息汇总表的更新和维护情况。
 接收学院行政办公室下发的仪器设备资产卡,与其共同维护学院仪器设备清单。
 统筹协调长宁分部的仪器资源合理有效地使用,汇总仪器设备采购申请材料,提交中心管理小组合和设备论证委员会进行审批和论证。
 监督仪器负责人对仪器验收、使用、维护及人员培训等。


4.2 仪器负责人
   各仪器负责人由实验教学中心管理小组指定,通常为经常使用该仪器和/或对该仪器设备的性能较为熟悉的人员。
 负责内部验收,与供应商共同完成仪器的安装确认、操作确认和性能确认。保管长宁分部仪器总负责人下发的仪器资产卡,维护更新仪器设备汇总表中相关信息。
 制定仪器使用规程,制作和维护仪器工作日志,仪器标识制作更新。确保仪器的正常使用以及得到相应的维修保养服务。
 确保仪器使用人已受到相应培训才可使用仪器。不同类型和性质的仪器培训方式可有所不同;如大型精密仪器必须由仪器负责人或工程师进行相关培训,确保使用人具有使用资格;一般实验仪器的培训方式可由仪器负责人根据具体情况决定,如由各课题组负责老师负责带教培训,仪器负责人对其进行考核。
 对仪器资源进行有效分配,合理安排预约登记的人员进行使用。
 当仪器出现异常情况且不能修复时,及时告知中心相关人员,并在设备旁放置警示标志。


4.3 仪器使用人
   根据仪器分类,确认是否需要网上预约系统的提出使用申请。
 按照仪器的使用规程进行日常操作,确保本人具有使用资质后再使用仪器,填写使用记录。
 当仪器出现异常情况且不能继续使用时,及时告知仪器负责人。


4.4 导师/课题组长
 大型仪器使用预约时,确保所有在其部门工作人员/学生操作仪器设备的人员接受适当的培训,确认签字申请单后递交申请。


5. 规范内容

5.1 仪器负责人
  每台仪器设备应该尽可能指定至少2个工作人员负责,即第一负责人和第二负责人。第一负责人为主要负责人,第二负责人协助负责人员,两人共同承担仪器负责人相应职责,工作分工两人可自行协调。


5.2 仪器信息汇总表
  仪器设备信息汇总表应确保每台仪器设备信息被清楚地记录,并及时更新。汇总表内容主要包括仪器编号、仪器名称、仪器负责人、仪器型号、生产厂商、仪器机身号、资产编号、使用状态、放置位置。若有其他信息,如检定/校准时间、购置时间、经费来源(所属课题/项目)、经费账号、购置金额、供货商/维修保养单位联系方式等,也尽量详细记录。


5.3 操作手册
  对于一类仪器设备或某一台仪器,主要是大型/精密仪器,应该有一份操作手册来适当地描述对仪器设备日常检查、清洁、维护、测试以及校正和/或标准化的方法、记录和频率,并明确说明在遇到故障时应采取怎样的纠正措施。对于常用的小型仪器,如移液器,涡旋器,水浴锅等,则可不需要。


5.4 仪器标识
  所有的仪器设备必须被适当地标识,至少包括长宁分部的仪器编号、仪器负责人等。其他信息如设备名称,仪器型号、维护时间和下次维护时间等,则根据实际使用需求增加。


5.5 仪器工作日志的管理
  大型/精密仪器需要配置仪器工作日志。其他常用小型仪器,如移液器、涡旋器则可不需要仪器工作日志。
  工作日志可以根据不同的仪器设备或不同使用需求而有所不同,至少包括以下内容:工作日志名称、生效日期、设备信息、仪器负责人、维护记录及维修记录等。日常校正记录及其他内容取决于各仪器的运行情况,如长期处于开启状态的仪器,如细胞/细菌培养箱,烘箱,生物安全柜等,不需要每天记录。


5.6 仪器预约使用
  由于长宁分部为学院整体科研团队服务,但部分仪器资源受限,所以一些大型/精密仪器需提前向仪器负责人进行预约登记,以免造成时间上的冲突。具体预约流程参考《上海交通大学公共卫生实验教学中心管理办法》当前版本。


5.7 定期校正
  仪器设备可进行定期校正以确保其功能正常。对于无法校正的仪器设备,可以通过定期测试或维护来确保其功能正常,如移液器的定期清洁和校正。


5.8 预防性维护
  仪器设备通常可由供应商、第三方服务公司或有资格的学院工作人员进行预防性维护,以确保仪器设备运行正常,如纯水仪定期更换滤芯等。


5.9 维修保养服务
  对于不定期的维修应该在工作日志中进行记录,包括如何发现故障,对故障采取的校正措施,仪器设备在维修之后的状态。


5.10 报废
  对于已经不能正常使用需要报废处理的仪器,如有固定资产编号的仪器设备,根据学校相关规定进行处理;如没有固定资产编号低值的仪器设备,则填写实验中心的仪器报废表格,由实验中心进行处理。


5.11 仪器设备搬迁
  由于在搬迁过程中会受到震动或者其他影响,仪器设备可能在搬到新位置后需要重新确认或校正。仪器负责人根据仪器设备的性质,可联系仪器供应商重新进行IQ/OQ/PQ。


5.12 仪器设备的文档保存 
  仪器设备所有相关文档归档应该保存在长宁分部。


6. 相关表单
1) 仪器信息汇总表(电子版)
2) 仪器工作日志模板
3) 仪器标识模板

 

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