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关于印发《上海交通大学医学院合同签订工作有关规定》的通知
2016-10-13 14:36 点击:

沪交医审〔2016〕4号

各部(处)、学院(系)、中心:

根据《上海交通大学医学院合同管理办法》,为进一步规范我院合同签订相关工作,特制定《上海交通大学医学院合同签订工作有关规定》,现印发给你们,请遵照执行。

上海交通大学医学院

2016年9月13日

上海交通大学医学院

合同签订工作有关规定

为了规范医学院的合同(协议)签订工作,加强合同(协议)签订环节的流程和监督管理,维护医学院的合法权益,更好地为学科建设和人才培养服务,根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《上海交通大学医学院合同管理办法》以及各类专项经费管理使用的有关规定,对医学院范围内使用各类资金对外签订合同(协议)工作执行以下规定,具体如下:

一、经济合同签订的基本原则

医学院各类经济合同的订立必须遵守国家、地方法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,确保医学院的正当利益,并有利于医学院各项事业的发展,任何个人、部门不得利用合同损害医学院利益或牟取私利。

二、经济合同审核会签范围

本规定所指的经济合同是以上海交通大学医学院名义签订的使用医学院资金的各类经济合同;合同签订范围为一万元以上的经济合同,包括基建(修缮)工程类、设备物资采购类、委托服务类。

三、合同合作方选择形式和确定办法

合同合作方选择的形式主要以政府集中采购目录的区分依据,在集中采购目录中的货物和服务应按规定委托集中采购机构组织采购,不属于集中采购目录中的货物和服务参照国家相关规定执行。具体内容参见附表1。

四、经济合同的审核会签部门

业务归口管理部门应作为会签部门对经济合同的签署进行审核会签。具体如下:

1.财务处:所有经济合同都应经过财务处的审核会签。

2.资产管理处:物资和设备采购;基建修缮;设备维修维护;物业管理;固定资产的出租出借等合同的审核会签。

3.科技处:涉及科研经费的业务;涉及专利申请、开发及转让业务;涉及横向科研投入、开发合作及其他需要签订科研技术合同等的审核会签。

4.学科规划处:涉及高原高峰等项目的合同的审核会签。

5.人事处:涉及科研启动经费、各类人事用工劳务的合同等的审核会签。

6.网络信息中心:涉及网络信息工程的软硬件采购、维保、开发、升级和改造的审核会签。

7.图书馆:涉及图书采购类合同的审核会签。

8.审计处:所有经济合同都应经过审计处的审核会签。

五、经济合同审核会签内容

1.审查业务经办部门/归口管理部门的合同资金来源和项目论证、启动过程是否完备。(财务处)

2.审查经济合同的签订是否符合医学院的战略目标,是否有利于医学院教育、科研、医疗和管理等事业的发展,是否维护了医学院的合法权益,是否可以产生经济效益。(合同会签部门)

3.审查合同服务供应商的选择是否符合国家、上海市和医学院关于采购的相关规定。(业务经办部门/归口管理部门)

4.审查订立经济合同的当事一方是否具备合法资质,是否具有良好的生产经营能力、履约能力、财务能力和良好的商业信誉。(业务经办部门/归口管理部门)

5.审查合同约定的合同标的、质量标准、履约时限是否达到采购需求。(业务经办部门/归口管理部门)

6.审查合同金额是否与相关招投标、采购、比价的结果相一致。(业务经办部门/归口管理部门)

7.审查合同的付款方式是否符合相关规定,是否合理保障了双方的利益。(业务经办部门/归口管理部门、财务处)

8.审查合同条款是否合规,是否使用标准文本,条款是否漏项,金额计算是否准确,权利义务是否明确,文字表达是否严谨,是否具有争议条款或歧义条款。(业务经办部门/归口管理部门、合同会签部门、法律顾问)

9.审查合同订立过程中涉及的国有资产和其他方面的有关利益是否得到保障等。(业务经办部门/归口管理部门、合同会签部门、法律顾问)

六、经济合同的审核会签办法

(一)基建(修缮)工程类合同

1.归口管理部门为资产管理处。

2.填写《上海交通大学医学院经济合同会签表(适用基建(修缮)工程类合同)》见附表2。

3.审计处参与大额工程建设方选择的流程监督并在合同会签表上签署审计意见。

4.合同经分管院领导签字批准,院长办公室加盖合同专用章后生效。

(二)设备物资采购类合同

1.归口管理部门为资产管理处。

2.填写《上海交通大学医学院医学院经济合同会签表(适用设备物资采购类合同)》见附表3。

3.审计处参与大额采购过程的流程监督并在合同会签表上签署审计意见。

4.合同经分管院领导签字批准,院长办公室加盖合同专用章后生效。

5.属于政府采购类自动生成的经济合同按资产管理处现行操作办法执行。

(三)委托服务类合同

1.业务经办部门为相关业务单位。

2.填写《上海交通大学医学院经济合同会签表(适用委托服务类合同)》见附表4。

3.业务经办部门同时提供待签合同文本原件、合同签订方的有关资质证明材料和选择订立的论证说明以及医学院的相关会议记录等材料。

4.根据业务的经费来源和性质,财务处、资产管理处、人事处、学科规划处、科技处、网络信息中心、图书馆和审计处在授权范围内参与合同订立过程中相应会签流程并签署意见。

5.合同经分管院领导签字批准,院长办公室加盖合同专用章后生效。

七、经济合同的审核会签流程

1.合同签订部门登录“OA办公管理系统”—我的申请—合同管理—填写经济合同会签表,系统将按照“业务经办部门/归口管理部门—财务处—其他会签部门(资产管理处、人事处、科技处、学科规划处、网络信息中心、图书馆)—审计处—分管院领导—院长办公室盖章”的流程进行会签。

2.财务处、资产管理处、人事处、科技处、学科规划处、网络信息中心、图书馆、审计处等合同会签部门在各自授权范围内进行审核会签。

3.对于参与过程监督的设备物资采购类合同和基建(修缮)工程类合同的会签,在七个工作日内返回归口管理部门;委托服务类合同的会签,一般在十五个工作日内返回业务经办部门。

4.如情况特殊,经分管院领导批准,上述时间可提前或推迟。

5.急需签约项目,经院领导批准后,可先行签约,签约后一周内按第四条规定业务经办部门将全部材料送会签部门审核。

6.重大合同、大额合同的签订应至少30个工作日前与合同管理工作小组(办公室设在审计处)联系,以便组织项目招投标和相关评审工作。

7.本规定自2016年9月5日起执行。

附表:1.上海交通大学医学院合同合作方选择形式和确定办法

2.上海交通大学医学院经济合同会签表(适用基建(修缮)工程类合同)

3.上海交通大学医学院经济合同会签表(适用设备物资采购类合同)

4.上海交通大学医学院经济合同会签表(适用委托服务类合同)

附表1

上海交通大学医学院合同合作方选择形式和确定办法

合同性质

合同类别

合同金额

合作方选择形式

确定合作方办法

工作部门

重大项目

基建(修缮)工程

200万以上

公开招标

集中采购机构、采购代理机构

资产管理处

设备物资采购

200万以上

公开招标

集中采购机构、采购代理机构

资产管理处

委托服务

200万以上

公开招标

集中采购机构、采购代理机构

合同管理工作小组

其中:科研项目外部协作

30万以上

依据计划任务书

科技处

大额项目

基建(修缮)工程

50——200万

邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购

集中采购机构、采购代理机构或自行组织采购(具备自行招标条件)

资产管理处

设备物资采购

20——200万

邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购

集中采购机构、采购代理机构或自行组织采购(具备自行招标条件)

资产管理处

委托服务

20——200万

邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购

集中采购机构、采购代理机构或自行组织采购(具备自行招标条件)

合同管理工作小组

其中:科研项目外部协作

5——30万

依据计划任务书

科技处

小额项目

基建(修缮)工程

50万以下

市场询价

部门集体讨论、分管院领导批准

资产管理处

设备物资采购

20万以下

市场询价

部门集体讨论、分管院领导批准

资产管理处

委托服务

20万以下

市场询价

部门集体讨论、分管院领导批准

合同管理工作小组

其中:科研项目外部协作

5万以下

依据计划任务书或实际工作情况

科技处

说明:

1. 基建(修缮)工程类合同包括设计、监理、施工类合同;设备物资采购类合同指各类仪器、设备、试剂耗材、图书教材、期刊、软件等;委托服务类合同包括:会务、加工、测试、出版、印刷、设计、软件开发、维修保养、物业管理、房屋租赁、体检、各类捐赠、合作类、咨询类等购买合同内容。

2. 属于政府集中采购目录中的货物和服务,应按规定委托集中采购机构组织采购。

3. 不属于政府集中采购目录中的货物和服务,应按照如上表所列示的方式确定合作方。

4. 合同管理工作小组包括:院长办公室、党委办公室、财务处、审计处、资产管理处、人事处、科技处、学科规划处、网络信息中心。

附表2

上海交通大学医学院经济合同会签表

(适用基建(修缮)工程类合同)

合同登记号:J(20 )第 号

使用部门

项目名称

项目地点

经费来源

预算额度(万元)

项目内容:□ 墙体涂料 □ 地坪 □ 吊顶 □ 门(门锁,标牌) □ 窗(窗帘) □ 墙体开洞 □ 新装隔断 □ 上下水 □ 煤气 □ 照明 □ 插座 □空调插座 □ 风扇 □ 网络 □ 通讯 □ 公用部位 □脚手架 □ 拆除 □ 卫生间 □ 绿化 □ 细胞净化室 □ 工程设计 □筑漏 □ 财务投资监理 □ 工程监理 □ 急修 □ 招投标代理

使用部门负责人

联系电话

招标方式

□公开招标 □邀请招标 □单一来源 □询价

招标或询价记录

项目合作单位

报价

质保期

确认合作单位:

谈判或询价小组成员:

备注:

经办人

资产管理处负责人

会签部门

□ 财务处

日期:

□________________

日期:

□________________

日期:

□ 审计处

日期:

院领导审批: 日期:

所需提供的合同

会签材料

□拟签合同原件 □中标单位资质 □招标文件和评审意见

□项目预算 □执行合同工作的会议纪要或请示 □

附表3

上海交通大学医学院经济合同会签表

(适用设备物资采购类合同)

合同登记号:Z(20 )第 号 申购编号:

使用部门

使用部门负责人

项目名称

需求数量

品牌型号技术指标

技术指标详见询价单

经费来源

□预算 □科研 □专项 □其他

预算额度

支票本号

采购方式

□公开招标 □邀请招标 □竞争性谈判 □单一来源采购 □询价

确认上述采购方式说明

谈判或询价记录

供应商

内 容

报价:

谈判价:

货期:

备注:

报价:

谈判价:

货期:

备注:

报价:

谈判价:

货期:

备注:

确认成交供应商:

谈判或询价小组成员:

备注:

经办人

资产管理处负责人

会签部门

□ 财务处

日期:

□__________________

日期;

□__________________

日期:

□ 审计处

日期:

院领导审批: 日期:

所需提供的合同

会签材料

□物资请购单 (□启动表) □报价单□授权委托书 □产品参数说明

□合作单位资质(营业执照、税务登记证、组织机构代码)

□评标报告(含投标文件)□拟定的非格式合同 □

附表4

上海交通大学医学院经济合同会签表

(适用委托服务类合同)

合同编号:Q(201)年第 号 201 年 月 日

合同名称

合作单

位名称

合同金额(元)

经费来源:□预算□科研□专项□其他

项目启动:□是□否 项目额度:

经费支票薄号:

业务性质:___________________________

合同履行时间: 至

合同主要内容

承办部门

经办人:

联系电话:

负责人

确定购买方式

□公开招标 □邀请招标 □竞争谈判 □部门内部询价 □单一来源

□原合同单位续签□会务供应商库□

确定购买方式原因

招标或询价记录

报价:

说明

确认合作单位:

报价

说明

报价

说明

备注:

会签部门

□ 财务处

日期:

日期:

日期:

日期:

□ 审计处

日期:

院领导审批: 日期:

所需提供的合同

会签材料

□拟签合同原件□合作单位资质□招标文件和评审意见□询价记录

□项目启动表□部门预算□项目计划预算

□执行合同工作的会议纪要或请示□续签的原合同□

今天是:
 
 
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