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关于印发《上海交通大学医学院合同管理办法》的通知
2016-10-12 14:36 点击:

沪交医审〔2016〕3号

各部(处)、学院(系)、中心:

为加强合同管理,规避风险,维护医学院的合法权益,更好地为学科建设和人才培养服务,结合医学院实际,制定《上海交通大学医学院合同管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。

上海交通大学医学院

2016年9月13日

上海交通大学医学院合同管理办法

第一章 总则

第一条为加强合同管理,规避风险,维护医学院的合法权益,更好地为学科建设和人才培养服务,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》中关于合同管理的相关规定,结合学院的实际情况,制订本办法。

第二条经济合同是指以上海交通大学医学院名义签订的各类经济合同;合同签订范围为一万元以上的经济合同,包括基建(修缮)工程类、设备物资采购类、委托服务类。

第三条合同管理的目标为确保合同内容、合同管理与合同执行的规范性。第一,确保合同内容的规范性,要求合同相关的法定要素齐全,文字表达准确,违约责任等关键条款明确,签章填写规范,涉及基建(修缮)工程类合同应签订保修协议、明确质保金比例及保修期限等。第二,所有合同的签署均得到有效授权和审批,履行过程均得到有效监控。第三,确保合同管理的规范性,建立合同管理台账,实行专人登记保管,避免因不及时归档造成合同遗失的问题,健全合同签订部门与财务处的沟通机制,避免经济业务与会计核算脱节。第四,确保合同执行的规范性,强化合同执行力度,及时主张权利并承担义务,对于特殊事项应及时签订补充协议或修订合同文本。

第四条合同管理的基本业务包括合同订立与审批、合同履行与变更、合同归档三个阶段。其中,合同订立与审批阶段包括合同策划、合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审核、合同签署等环节;合同履行与变更阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除和终止、合同结算、合同纠纷处理等环节,合同归档环节,包括合同登记、归档环节。

第二章 合同策划环节

第五条业务经办部门/归口管理部门在进行合同策划时,应保证合同策划目标与学院经营目标和战略规划相一致。涉及重大项目、大额资金运作须经集体决策并提供相应会议纪要材料。

第六条业务经办部门/归口管理部门要协调好合同的内容、单位、技术、时间,合同策划时间不宜过长,保证学院的正常教学和科研工作。设备物资采购合同和基建(修缮)工程类合同的会签,在七个工作日内返回归口管理部门;委托服务类的合同会签,一般十五个工作日内会签结束返回业务经办部门;如情况特殊,经分管院领导审批,上述时间可提前或推迟。

第七条业务经办部门/归口管理部门要保证合同内容和金额在经项目批复的相关预算内容和金额范围内,财务处对此进行审核,对超出项目预算内容和金额的合同应先报相关部门进行调整。

第八条存在重大风险或重大金额的合同应通过相应的决策审批程序后方可开始策划。

第九条加强预算控制,业务经办部门/归口管理部门不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同。

第三章 合同调查环节

第十条业务经办部门/归口管理部门在签订合同之前须进行合同对象资质进行调查,具体包括取得对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明材料,必要时,可通过发证机关查询证书的真实性和合法性,在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

第十一条业务经办部门/归口管理部门评估其财务风险和信用状况。必要时可到现场调查,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

第四章 合同谈判环节

第十二条业务经办部门/归口管理部门在谈判之前应收集行业信息、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的资料,涉及重大金额、特殊项目的由业务经办部门/归口管理部门及招标公司负责。

第十三条业务经办部门/归口管理部门对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作,内部请相关部门配合,并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德等情况。

第十四条业务经办部门/归口管理部门应关注合同核心内容、条款和关键细节。其具体包括合同标的的数量、质量或技术标准,合同价格的确定方式与支付方式,履约期限和方式,违约责任和争议的解决方法,合同变更或解除条件等;涉及重大、大额、特殊项目,由合同会签部门及招标公司负责。

第十五条业务经办部门/归口管理部门在整个谈判过程中加强保密工作,对于泄露相关机密的应追究相关人员责任。

第十六条业务经办部门/归口管理部门对谈判及招标过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,予以记录并妥善保存,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。审计处参与大额的设备物资采购、基建(修缮)工程及委托服务合同谈判及招标流程监督。

第五章 合同文本拟定环节

第十七条财务处如发现业务经办部门/归口管理部门违反规定以口头合同进行结算的,有权要求业务经办部门/归口管理部门及时签订书面合同。如发生争议要及时诉诸法律处理。需要先开工建设或采购的项目,应在取得归口管理部门确认或下达临时计划后实施,并尽快签订合同或框架协议。

第十八条合同文本一般由业务经办部门/归口管理部门起草,重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律顾问参与起草;国家或行业有合同示范文本的,可以优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职,保证合同内容和条款的完整准确。

第十九条合同需求应符合国家相关法律法规和产业政策。

第二十条业务经办部门/归口管理部门选用合同文本时,有标准文本的必须使用标准文本,没有标准文本的要做到:条款不漏项;标的额计算准确、标的物表达清楚;质量有标准、检验有方法;提(交)货地点、运输方式、包装物和结算方式明确;文字表达要严谨,不使用模棱两可或含糊不清的词语;违约责任及违约金(或赔偿金)的计算方法准确;合同起草后要认真地进行检查。

第二十一条相关会签部门要严格审核合同是否以预算、项目计划、项目立项书等为依据,确保完成具体项目目标。

第二十二条由签约对方起草的合同,业务经办部门/归口管理部门应当认真审查,确保合同内容准确反映学院诉求和谈判达成的一致意见,特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目,如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”,防止合同后续被篡改。

第六章 合同审核环节

第二十三条合同需经过经费(包括科研经费、专项经费)预算归口相关部门审批。采购耗材和试剂等需要签订合同的,应在资产管理处进行试剂耗材购置登记确认;使用专项经费采购的,应在项目批复的相关预算内容和金额范围内执行,并由相关部门进行审核会签;超出项目预算内容和金额的合同应先报相关部门进行调整,待调整批复后才能进行合同签订工作。

第二十四条相关会签部门应当认真履行职责,对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核,关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合学院的经济利益,合同双方的权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等内容进行审核。

第二十五条业务经办部门/归口管理部门应认真分析研究,慎重对待审核意见,对合同条款做出修改需再次提交审核。

第七章 合同签署环节

第二十六条严格划分各类合同的签署权限,严禁超越权限签署合同。按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对外正式订立的合同应当由对方单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章;授权签署合同的,应当签署授权委托书。

第二十七条严格合同专用章保管制度,合同经编号、审批及学院法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖合同专用章,确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章。

第二十八条采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制,防止对方单方面改动合同文书。

第二十九条按照国家有关法律、行政法规规定,需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同,学院应当及时按规定办理相关手续。

第三十条整个签署过程中加强保密工作,并在合同中约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

第三十一条业务经办部门/归口管理部门应检查每份合同都经双方签字、盖章。

第三十二条合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。

第八章 合同履行环节

第三十三条强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,全面适当执行学院义务,敦促对方积极执行合同,确保合同全面有效履行。

第三十四条对合同对方的合同履行情况实施有效监控,一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低。

第三十五条履行异常的要根据需要及时补充、变更甚至解除合同。第一,对于合同没有约定或约定不明确的内容,通过双方协商一致对原有合同进行补充;无法达成补充协议的,按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。第二,对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位利益受损的合同,按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。第三,对方当事人提出中止、转让、解除合同,造成学院经济损失的,应向对方当事人书面提出索赔,必要时追究其法律责任。

第三十六条在合同履行管理过程中要落实合同履行责任人。

第三十七条关于国有资产损失的追责问题,具体由业务经办部门/归口管理部门跟进、实际发生损失时要及时上报学院,由相关部门进行追责。

第九章 合同补充、变更、转让和终止环节

第三十八条业务经办部门/归口管理部门如发现合同条款不明确的,及时就有关问题与对方协商并签订补充变更协议,完善条款内容。

第三十九条业务经办部门/归口管理部门对应当变更合同内容或条款,应重新拟定合同文本,经审批后重新签署。

第四十条合同变更、转让、解除,应经合同会签部门审核会签并经分管院领导审批。

第四十一条合同变更、转让、解除一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)。

第四十二条业务经办部门/归口管理部门在规定时间内去主管机关办理解除合同的批准、登记手续。

第十章 合同纠纷处理环节

第四十三条纠纷发生后,业务经办部门/归口管理部门应及时与对方当事人友好协商,在既维护学院合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议,并经双方签字盖章。

第四十四条合同纠纷经协商无法解决的,业务经办部门/归口管理部门应及时向学院报告。

第四十五条业务经办部门/归口管理部门应及时收集充分的对方违约行为的证据。如送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;货款的承付、托收凭证,有关财务账目;产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;有关方违约的证据材料;其他与处理纠纷有关的材料。

第四十六条合同纠纷造成学院损失的,按合同约定的方式,业务经办部门/归口管理部门应提交院长办公室,院长办公室以学院的名义采取仲裁或诉讼等必要的法律手段,追究对方违约责任。

第十一章 合同结算环节

第四十七条业务经办部门/归口管理部门收集发票、交货凭证、合同正本等资料并在规定时间内提交资金结算人员按时办理结算。财务处应在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款。

第四十八条业务经办部门/归口管理部门应定期对账,及时催收到期合同款项。

第四十九条未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务处有权拒绝付款,并及时向学院有关负责人报告。

第五十条合同相关支出均应遵循《上海交通大学医学院财务管理制度》及《上海交通大学医学院财政性资金使用审批及授权管理办法》,进行相关审批。

第十二章 合同登记环节

第五十一条院长办公室应当加强合同用印登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类,详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况。

第五十二条建立合同文本统一分类和连续编号制度,以防止或及早发现合同文本的遗失。

第五十三条学院应当加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第十三章 合同归档保管环节

第五十四条合同终结后业务经办部门/归口管理部门应及时整理相关资料,做好合同台账,及时将合同档案移交,实行合同的全过程封闭管理。

第五十五条档案馆负责合同档案的借阅工作,合同借阅应遵守《上海交通大学医学院档案馆库房管理规则》。借阅合同应登记“借阅档案双联”单,记录借出人员姓名、部门、联系方式、借出日期、归还日期,以便及时催还。档案馆负责合同档案的借阅工作,合同借阅应遵守上海交通大学医学院相关档案管理办法。

第五十六条本规定自2016年9月5日起开始执行。

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